System SOWA

System SOWA jest pakietem programów wspomagających działalność biblioteki. System umożliwia zautomatyzowanie wielu procesów bibliotecznych takich jak gromadzenie zbiorów (zwartych i czasopism), katalogowanie (opracowanie) różnorodnych materiałów bibliotecznych (książki, czasopisma, zbiory specjalne i in.), wyszukiwanie i zestawianie informacji o posiadanych zbiorach (poprzez sieć lokalną i Internet), ewidencja posiadanych zbiorów (system kodów kreskowych) oraz udostępnianie zbiorów (wypożyczanie, rezerwowanie i zamawianie).

System SOWA może pracować w wersji plikowej i klient/serwer . Oba warianty uzupełniają się funkcjonalnie i mogą być eksploatowane równocześnie, ponieważ korzystają z tej samej bazy danych. Wariant plikowy obejmuje wszystkie funkcje systemu bibliotecznego za wyjątkiem udostępniania katalogu w Internecie. Wariant klient/serwer umożliwia zorganizowanie zdalnego dostępu do danych (Internet) w zakresie usług wyszukiwania, katalogowania, udostępniania (zdalna wypożyczalnia), zamawiania i rezerwowania.

Opracowanie materiałów bibliotecznych odbywa się zgodnie z jednolitym formatem charakterystycznym dla systemu SOWA. Format SOWA obejmuje dane zgodne z drugim poziomem szczegółowości (PN). Istotnym elementem formatu SOWA są dane inwentarzowe, powiązane z systemem kodów kreskowych. Podstawowymi programami katalogowania są program "SOWA dla Windows" oraz program "SOWA zdalna" (działającąca w modelu klient/serwer) . Umożliwią zbudowanie komputerowego katalogu obejmującego książki, czasopisma (z wyszczególnieniem roczników), zbiory specjalne (np. kasety i płyty z zawartością) i inne materiały biblioteczne. Programy te realizują trzy podstawowe funkcje: katalogowanie, wyszukiwanie i zestawianie informacji.

Katalogowanie polega na wypełnianiu specjalnych formularzy obejmujących dane zgodnie z drugim stopniem szczegółowości (PN). Ponadto do systemu komputerowego wprowadzane są informacje o zasobach bibliotecznych obejmujące dane inwentarzowe poszczególnych egzemplarzy. W procesie katalogowania można wykorzystywać kartoteki wzorcowe dla haseł przedmiotowych (m.in. Słownik Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej), dla nazw wydawców oraz dla nazw osób. Szczególną cechą danych systemu SOWA jest możliwość tworzenia opisów hierarchicznych (wielopoziomowych). Cecha ta znajduje zastosowanie przy opisie dzieł wielotomowych, serii wydawniczych itp.

Zestawianie: program realizuje wydruk typowych kart katalogowych i odsyłaczowych (książki i czasopisma), druk naklejek identyfikacyjnych z kodami kreskowymi oraz zestawienia bibliograficzne.

Wyszukiwanie: podstawowym sposobem wyszukiwania jest przeglądanie katalogu wg jednego z indeksów. Standardowo dostępny jest indeks autorski, tytułowy, rzeczowy (UKD), przedmiotowy (hasła), wg ISBN, sygnatur, numerów inwentarzowych i dat wydarzeń. Druga metoda wyszukiwania polega na zadawaniu pytań w specjalnym języku. Możliwe jest formułowanie zapytań złożonych z wykorzystaniem operatorów logicznych (I, LUB, OPRÓCZ).

Dane katalogowe systemu SOWA można wymieniać z innymi systemami bibliotecznymi pracującymi w formatach MARC-21 lub MARC-BN. System oferuje wiele gotowych programów umożliwiających automatyczne konwertowanie do- lub z- większości znanych formatów. Programy retrokonwersji umożliwiają selektywne pobieranie opisów katalogowych z innego (wzorcowego) katalogu SOWA. Proponowana technika retrokonwersji polega na przenoszeniu gotowych opisów katalogowych z innej bazy formatu SOWA. Wyszukanie opisu odbywa się przez przeglądanie indeksu tytułowego. Podczas przenoszenia użytkownik dodaje niezbędne informacje inwentarzowe i drukuje są naklejki z kodami kreskowymi. Zastosowanie programu retrokonwersji kilkukrotnie przyspiesza przygotowanie własnego katalogu.

Bazę do retrokonwersji można uzyskać w innej, podobnej bibliotece pracującej w systemie SOWA. Doskonałą bazą do retrokonwersji jest Przewodnik Bibliograficzny, który można zakupić w Bibliotece Narodowej, a następnie przekonwertować do formatu SOWA.

Najnowszy program retrokonwesji łączy się poprzez Internet z wskazanym przez użytkownika katalogiem (konieczne jest łącze z Internetem). Dzięki temu dane są wyszukiwane i pobierane on-line.

Wyszukiwanie pozycji katalogowych przez użytkownika przeprowadza się dwoma sposobami. Pierwszy polega na przeglądaniu zawartości katalogu na ekranie komputera wg wybranego indeksu (autorskiego, tytułowego, przedmiotowego i in.). W drugiej metodzie użytkownik korzysta ze specjalnego języka zapytań, w którym określa kryteria jakie mają spełnić poszukiwane pozycje. Funkcje wyszukiwania oraz także drukowanie zestawień (zestawienia bibliograficzne, karty katalogowe i in.) realizują wspomniane programy katalogowania. Prostsze funkcje wyszukiwawcze spełnia program SOWA-ZAM (wraz z zamawianiem i rezerwowaniem) oraz program SOWA-WWW (dostęp poprzez Internet). W skład modułu Wyszukiwanie wchodzą programy SOWA-ZAM i SOWA-SVR.

Programy SOWA-ZAM przeznaczony jest dla czytelników. Realizuje on funkcje wyszukiwawcze poprzez przeglądanie obrazu katalogu. Moduł zamawiania umożliwia zrealizowanie usług rezerwowania i zamawiania pozycji katalogowych poprzez stanowiska komputerowe czytelników. Informacja o pozycjach zarezerwowanych trafia z tych stanowisk bezpośrednio do magazynu biblioteki, gdzie automatycznie drukowane są rewersy. Na ich podstawie pozycje są w magazynie odszukiwane a następnie przekazywane do stanowisk wypożyczalni. Program SOWA-SVR instaluje się w magazynie biblioteki. Program w okresowo (np. co 5 min.) drukuje rewersy oraz udostępnia funkcje modyfikacji kartoteki rezerwacji.

Rezerwowanie rozumiane jest jako "odłożenie" dla konkretnego czytelnika dowolnego, dostępnego w danej chwili egzemplarza wskazanej pozycji katalogowej. Potwierdzeniem rezerwacji jest drukowany rewers identyfikujący czytelnika i egzemplarz. Pracownik biblioteki może kasować rezerwacje nieodebrane przez czytelników w ustalonym terminie. Zamówienie dotyczy pozycji katalogowej, której wszystkie egzemplarze w danej chwili są wypożyczone. Złożenie zamówienia powoduje wpisanie czytelnika do specjalnej kolejki związanej z wybraną pozycją (może oczekiwać kilku czytelników). Gdy egzemplarz tej pozycji (dowolny) zostaje zwrócony, to automatycznie staje się zarezerwowanym dla pierwszego czytelnika z listy oczekujących.

Gromadzenie zbiorów zwartych (program SOWA-AKZ) obejmuje rejestrację zamówień, rejestrację dokumentów zakupu (faktur) oraz przydzielanie egzemplarzy dla poszczególnych jednostek organizacyjnych biblioteki (np. filii). Program rejestruje zamówienia książek u poszczególnych dostawców oraz ewidencjonuje dokumenty (np. faktury) za zakupione książki. Umożliwia prowadzenie kartoteki dostawców, rejestru zamówień oraz kartotek dostaw (akcesji) odpowiadających typowym księgom akcesji. Umożliwia automatyczne wyszukanie przeterminowanych zamówień, drukowanie księgi akcesji oraz dokonanie rozliczeń pojedynczej dostawy lub wszystkich dostaw w danym okresie. Ważną cechą programu jest zautomatyzowanie procesu wpisywania pozycji do inwentarza. Czynność ta, nazywana rozdysponowaniem dostawy wykonywana jest na podstawie danych przechowywanych w kartotekach akcesji. Dla czasopism (program SOWA-AKC) możliwe jest ponadto ewidencjonowanie wpływu poszczególnych zeszytów. Oba programy umożliwiają wykrywanie pozycji nie dostarczonych w terminie oraz wykonywanie wielu zestawień finansowych.

Ewidencja zbiorów to przede wszystkim realizowany przez program INWENTARZ wydruk ksiąg inwentarzowych, obsługa procesu wycofywania zasobów oraz emisja zestawień analizy nabytków i ubytków (także struktura zmian). Program wykorzystuje dane zarejestrowane programem katalogowania, gromadzenia i obsługi wypożyczalni. Umożliwia prowadzenie ksiąg inwentarzowych, łącznie z obsługą procesu ubytkowania (z możliwością określenia przyczyny). Program tworzy wydruki ksiąg inwentarzowych (zgodnie z wzorami obowiązującymi w Polsce) i ksiąg ubytków oraz drukuje protokoły ubytków. Ważną funkcją programu jest drukowanie zestawień o zmianach w inwentarzach (ilościowych i wartościowych) według różnych kryteriów (przedział czasowy, wybrane inwentarze, wybrane źródła wpływu, struktura tematyczna).

Specjalny program SOWA-SKO umożliwia przeprowadzanie inwentaryzacji zbiorów (skontrum). Program pozwala na szybkie wykonanie inwentaryzacji zasobów (skontrum). Pracownik biblioteki (za pomocą czytnika) rejestruje kody książek znajdujących się w magazynie. Program drukuje tradycyjne załączniki protokołów skontrum, wykazy braków oraz oznacza odpowiednie pozycje jako braki względne. Użycie proponowanej metody skraca dziesięciokrotnie czas realizacji skontrum.

Udostępnianie zbiorów realizuje program WYPOŻYCZALNIA, automatyzujący całkowicie pracę wypożyczalni. System kodów kreskowych, obejmujący zarówno zbiory biblioteczne jak i legitymacje (karty) biblioteczne sprawia, że obsługa czytelnika jest niezwykle szybka. Program prowadzi kartotekę czytelników, ewidencjonuje wypożyczenia, zwroty i prolongaty, umożliwia rezerwowanie (dostępnych) i zamawianie (chwilowo niedostępnych) pozycji katalogowych, wykrywanie pozycji przetrzymywanych, naliczanie kar i rejestrację innych wpłat i wypłat).

Program STATYSTYKI pozwala uzyskać szereg zestawień podsumowujących pracę wypożyczalni. Program STATYSTYKI wykonuje zestawienia statystyczne związane z pracą wypożyczalni. Użycie tego programu eliminuje konieczność ręcznego prowadzenia dziennika.

Zestawienia można wykonać za dzień, miesiąc (z podziałem na dni) lub podany zakres miesięcy (z podziałem na poszczególne miesiące). W zestawieniach, poza informacją analityczną zamieszczane są wartości średnie (w danym okresie). Zestawienia wypożyczeń można wykonać z podziałem na rodzaje literatury (np. dla dorosłych, dla dzieci, popularnonaukowa), na rodzaje zbiorów (inwentarze) oraz na kategorie czytelników (osobno zawodowe i wiekowe). Specjalną grupę stanowią zestawienia dla szkół, które uwzględniają podział uczniów na poszczególne klasy oraz specyficzną analitykę zestawień. Program umożliwia analizę częstotliwości wypożyczeń wskazanych materiałów bibliotecznych w dowolnie wybranym okresie.

Tekst opracował Andrzej Gawroński na podstawie materiałów firmy SOKRATES-software - autora programu SOWA